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项目管理的 “诗外功夫”

作者:LunWen 来源:中华论文网-免费论文下载 加入时间:2005-9-20

张学海 胡秀红   IT经理世界 
 
 
    合作、进取、诚信、专注与开放是团队文化的基石,项目经理要在这方面用心经营。
    越来越多手里拿着美国项目管理协会(PMI)或者国际项目管理协会(IPMP)认证资质的项目经理,依然不得不一筹莫展面对这样的问题:领导不支持,团队成员不配合,项目推进艰难等。显然,“洋证书”并不能解决“土问题”。
    “汝果欲学诗,功夫在诗外”。项目经理要想顺利推进项目,也必须跳出项目本身,在项目外做足功夫,以合作、进取、诚信、专注与开放为主题塑造良好的团队文化,来逐步缓解并消除各种障碍。
    合作 在项目管理中,这个老生长谈的话题可以具体为以下三个原则:

    第一,一致认同并大力支持项目目标。这是合作的基础,也是项目组成员成为一个团队的原因。在这个过程中,项目经理有责任将目标明确化、具体化,并争取客户、管理层和项目团队的支持。

    第二,视项目利益为决策标准。如果项目团队各小组间的合作是表面而肤浅的,项目肯定会遭遇阻力;如果每个小组作出的决策只对自己有利,整个项目就很可能陷入困境。更可怕的是,各为其主的文化氛围会令各小组认为,自己才是正确的,而犯错的肯定是他人。此时,项目经理一定要及时提醒并教育你的团队认清互动关系,把项目利益作为决策标准,这才是真正的合作。

    第三,建立并遵循合理的流程。流程是保证合作顺利进行的强制手段。因此,项目经理应时刻提醒团队成员严格遵循工作流程,不“偷工减料”。其实,流程的执行过程也是促进合作的过程。
    此外,在创造合作的团队氛围时,项目经理一定要明确各成员的责任和权力。比如,项目团队中的质量保证人员(QA)在项目进行中,有权力检查项目质量。这很有可能会给其他成员带来额外的工作量,而项目经理又必须对项目进度负责,因此,不一定会支持QA的工作,于是,矛盾便产生了。有一句质量名言可以较好地解决这个矛盾——“Quality should be planned in,not be inspected in(高质量是计划出来的,而不是检查出来的)。”因此,这就需要项目经理在项目初期,与QA合作规划项目计划,合理估计工作量,做到既保证项目进度,也兼顾项目质量。
    进取 勇于创新,不怕失败,积极承担挑战性的工作。在贝尔实验室工作期间,上司经常教导我们,对团队成员分配工作时,要注意任务的多样性,力争使每一个成员都能不断尝试不同的角色。每位有进取心的人都喜欢富有挑战性的工作,多样性的工作会使他们永远保持激情。如果一个人在某一项工作上成为熟练工,他就会逐渐丧失对工作的兴趣,长此以往,整个团队将会逐渐失去活力。
    诚信 诚信就是诚实守信,讲真话、负责任。在诚信的团队里工作,项目经理可以轻松地专注于项目本身,而不被琐事困扰。诚信不仅表现在计划上,还表现在为人处事上。作为项目经理或主管,也要相信你的团队成员,做到“用人不疑”,不要天天打电话询问“工作怎么样了”。诚信是双向的:不但要在团队纵轴上,即上下级间打造一条“诚信链”,也要在团队横轴上,即团队内部,编织出一张“诚信网”。
    专注 专注不是简单地指把事情做对,它更多的是指不要花精力在不该做的事上。
    作为项目经理,应不断地提醒成员,项目目标是什么、阶段目标是什么。这将有助于成员利用有限的时间做正确的事情,而不被琐事所困扰。经常能见到有些团队成员每天都很忙,但工作进展却很缓慢,问题就出在不专注上。依照80/20原则,项目80%的进展是由20%的工作带来的。这20%的工作就是团队应该专注的首要工作。
    对项目管理而言,专注更偏重于时间管理。作为一名项目经理,我总是这样开始一天的工作:每天早晨,我第一个动作就是打开计算机,查看屏幕上自动弹出的一个文本文件。上面记录着我今天应该完成的任务和要开的会议。我会按照文件所列顺序,依次完成每个任务。每完成一个任务,我就将其从文件中删掉。每天工作结束前,我会计划第二天要完成的工作,并按优先顺序,记录在专有文本文件中,以便第二天上班时查阅。我很喜欢这种简单有效的方法,它使我能专注于优先级最高的事情。
    开放开放是一种心态。在一个项目团队中,不管你是领导,还是普通成员,都应做到:坦诚沟通,容忍成员犯错误的团队文化既能培养成员勇于承担责任的心态,还能培育出创新的幼芽分享一切可以分享的,在团队中,项目经理应以身作则,用开放的心态来对待同事,与他们分享你的经验,使新手迅速成长;与他们分享你的教训,使他人少走弯路;与他们分享你的生活、你的喜怒哀乐,使团队变成一个大家庭。
    在我看来,健康的团队文化是团队关系的黏合剂、变革的润滑剂和氛围的清新剂。有了这三“剂”良药,建立一个高效的项目团队指日可待。